Gode råd til foreningsdrift og generalforsamlinger

I forlængelse COVID-19 krisen, rejser der sig en række spørgsmål om  amatørforeningernes foreningsdrift, især i forhold til afholdelse af de årlige repræsentantskabsmøder og generalforsamlinger. Her finder I en række gode råd der er hentet fra CFSA – Center for frivilligt socialt arbejde. Du kan læse dem I deres fulde længde HER

Udskydelse af generalforsamling og repræsentantskabsmøder

Nedlukningen af samfundet gælder alle aktiviteter i frivillige foreninger – også amatørforeningerne. Nedlukningen gælder indtil videre til og med 10. maj 2020. Vi anbefaler derfor, at I udskyder jeres generalforsamling til samfundet åbner igen. Læs i den forbindelse jeres forenings vedtægter grundigt igennem og fortæl medlemmerne, hvorfor I har valgt at udskyde generalforsamlingen og meld en ny dato ud.

Afholdelse af generalforsamling og repræsentantskabsmøde digitalt

Hvis der er vigtige beslutninger på generalforsamlingens dagsorden, som ikke kan afvente en senere generalforsamling, kan I afholde generalforsamlingen digitalt. I kan også sende enkelte punkter ud til beslutning og bede medlemmerne melde tilbage inden en fastsat dato. I skal være opmærksomme på, at generalforsamlingen skal afvikles på en måde, der ikke udelukker medlemmer fra at deltage og give deres mening til kende.

Godkendelse af regnskab ved udskydelse

Foreninger er i udgangspunktet ikke underlagt Bogføringsloven. Det betyder, at I skal følge de principper, der er beskrevet i foreningens vedtægter. Hvis generalforsamlingen bliver udskudt, kan der være brug for at godkende regnskabet inden da. I nogle foreninger godkender bestyrelsen regnskabet. Her behøver I altså ikke afvente generalforsamlingen. Et forslag til at undgå at mødes for at skrive regnskabet under er, at bestyrelsesmedlemmer en efter en printer og skriver under på regnskabet, scanner det ind og mailer videre, indtil alle bestyrelsesmedlemmer har skrevet under. Der findes også digitale løsninger til at underskrive dokumenter. Søg på “digital underskrift”.

OBS! Vær opmærksom på, at der kan være andre deadlines hvis I skal aflægge regnskab for eksterne midler. Her er vores råd at I kontakter tilskudsgiveren så hurtigt som muligt for at få en ordning.

Bestyrelsens arbejde 

Alle foreningsaktiviteter er lukket ned til og med 10. maj 2020, men der kan være brug for, at bestyrelsen mødes. Vi anbefaler, at I holder jeres bestyrelsesmøder som telefon- eller videomøder. Der findes flere gratis digitale mødeplatforme, som er lette at bruge som Skype, Zoom m.m.