I forlængelse COVID-19 krisen, rejser der sig en række spørgsmål om amatørforeningernes foreningsdrift, især i forhold til afholdelse af de årlige repræsentantskabsmøder og generalforsamlinger. Her finder I en række gode råd der er hentet fra CFSA – Center for frivilligt socialt arbejde. Du kan læse dem I deres fulde længde HER
Afholdelse af generalforsamling og repræsentantskabsmøde digitalt
Selvom samfundet nu er lukket op i en sådan grad at mange foreninger har mulighed for at afholde generalforsamling, kan det stadig for nogen være aktuelt at afholde den digitalt. Hvis der fx. er vigtige beslutninger på generalforsamlingens dagsorden, som ikke kan afvente en senere generalforsamling. I kan også sende enkelte punkter ud til beslutning og bede medlemmerne melde tilbage inden en fastsat dato. I skal være opmærksomme på, at generalforsamlingen skal afvikles på en måde, der ikke udelukker medlemmer fra at deltage og give deres mening til kende.
Godkendelse af regnskab ved udskydelse
Foreninger er i udgangspunktet ikke underlagt Bogføringsloven. Det betyder, at I skal følge de principper, der er beskrevet i foreningens vedtægter. Hvis generalforsamlingen bliver udskudt, kan der være brug for at godkende regnskabet inden da. I nogle foreninger godkender bestyrelsen regnskabet. Her behøver I altså ikke afvente generalforsamlingen. Et forslag til at undgå at mødes for at skrive regnskabet under er, at bestyrelsesmedlemmer en efter en printer og skriver under på regnskabet, scanner det ind og mailer videre, indtil alle bestyrelsesmedlemmer har skrevet under. Der findes også digitale løsninger til at underskrive dokumenter. Søg på “digital underskrift”.
OBS! Vær opmærksom på, at der kan være andre deadlines hvis I skal aflægge regnskab for eksterne midler. Her er vores råd at I kontakter tilskudsgiveren så hurtigt som muligt for at få en ordning.
Bestyrelsens arbejde
Det kan stadig være aktuelt at holde nogle bestyrelsesmøder som telefon- eller videomøder. Der findes flere gratis digitale mødeplatforme, som er lette at bruge som Skype, Zoom m.m.