COVID-19 krisen rejser mange spørgsmål i amatørforeningerne i forhold til aflysning af aktiviteter og arrangementer. Her er en række gode råd, der henter inspiration fra DGI Jura, men er tillempet amatørforeningerne. Du kan læse DGIs gode råd til idrætsforeningerne i deres fulde længde HER
Udtrykket force majeure optræder flere gange i forbindelse med de gode råd herunder. Begrebet bruges juridisk, når der sker noget helt ekstraordinært, som ingen af parterne har indflydelse på.
Deltagerbetaling
På trods af force majeure skal deltagere ikke betale for et arrangement, der ikke gennemføres. Så aflyses en koncert eller en forestilling skal en person, der har tilmeldt sig, ikke betale. Har deltagerne forudbetalt, skal der ske tilbagebetaling. Men hvis det af deltagerbetingelserne fremgår, at der ikke betales penge tilbage eller at deltageren kan deltage, hvis arrangementet udsættes, gælder det. Når en forening aflyser et arrangement, er den ikke erstatningsansvarlig. Det vil sige den skal ikke dække udgifter, som en tilmeldt person har haft til transport, overnatning med videre, som personen ikke kan annullere.
Betaling til afviklingssteder
Det er amatørforeningen som arrangør, der er ramt af force majeure, og derfor ikke kan benytte den facilitet/scene/spillested, der var booket. Alligevel må foreningen betale den aftalte pris til afviklingsstedet, også selvom faciliteten ikke benyttes. I mange situationer er afviklingsstedet dog også selv ramt af force majeure og må meddele, at stedet ikke kan benyttes. I så fald kan afviklingsstedet ikke kræve nogen betaling. Hvis både amatørforening og afviklingssted er ramt af force majeure, er det ikke afgørende, hvem af de to parter der først aflyser over for den anden part. Det er derfor vigtigt for parterne at være i en dialog om de økonomiske konsekvenser.
Betaling til leverandører
Amatørforeningen skal betale for aftaler med leverandører, for eksempel af scenografi og kostumer, også selvom arrangementet ikke kan afvikles. De pågældende leverandører har krav på den aftalte betaling. Hvis leverandøren også selv er ramt af force majeure, og derfor ikke kan levere, kan leverandøren ikke kræve betaling.
Udsatte arrangementer
Amatørforeningen kan ikke blot udsætte et arrangement og meddele de tilmeldte, at de ikke får penge tilbage, men kan deltage, når arrangementet gennemføres. Hvis arrangementet udsættes, kan de tilmeldte få tilbud om at deltage på den nye dato, men hvis de tilmeldte ikke kan eller vil deltage på et senere tidspunkt, så har foreningen pligt til at betale pengene tilbage.
Nye aftaler om kommende arrangementer
Når foreningen fremadrettet indgår nye aftaler, så er det en god idé at være opmærksom på COVID-19 situationen. Ellers kan foreningen ikke påberåbe sig force majeure. Derfor er det vigtigt, at der i aftaler for arrangementer den kommende tid er skrevet en klausul om, at foreningen kan aflyse, hvis COVID-19 stadig gør det relevant, og at ingen af parterne kan stille økonomiske krav over for den anden part.
Kontingent
Medlemmer kan ikke kræve at få en del af kontingentet retur, fordi foreningens aktivitet er stoppet i en periode, så medlemmerne ikke kan øve eller deltage i en koncert eller forestilling. Kontingentet er udtryk for en betaling for det at være medlem i en forening, og ikke for en specifik ydelse.
Læs mere om offentlige og private tilskud og hjælpepakker og andre initiativer som følge af COVID-19 HER