Ansvar for foreningens økonomi
Det er hele foreningens bestyrelse, der har det overordnede ansvar for den daglige foreningsdrift, og herunder også foreningens økonomi – budget og regnskab. Men det er typisk kassereren, der løbende holder øje med økonomien og som laver udkast til budgetter og udarbejder regnskabet. Og derfor bør kassereren ligeledes løbende orientere resten af bestyrelsen om foreningens økonomi.
Der skal være en fornuftig balance mellem jeres indtægter og udgifter, og foreningen skal være likvid, hvilket vil sige, at I til hver en tid har mulighed for at betale jeres gæld.
Budget
Et budget er et overslag over de udgifter og indtægter, foreningen forventer at have i en given periode – typisk i løbet af et regnskabsår. Budgettet bør udarbejdes i god tid, inden det nye regnskabsår starter, og tilpasses de faste aktiviteter som events, møder og lignende, som foreningen planlægger af afholde.
Afvikler foreningen forskellige projekter i løbet af et år, har disse ofte et selvstændigt del-regnskab (under det overordnede regnskab). Man bør derfor også udarbejde budgetter til disse, og i god tid, særligt, hvis man søger fondsmidler til projektet. Læs mere om fundraising HER
Regnskab
Et årsregnskab består typisk af en resultatopgørelse og en balance. Resultatopgørelsen viser foreningens indtægter og udgifter i det forgangne regnskabsår og foreningens økonomiske resultat (overskud eller underskud). Man trækker udgifterne fra indtægterne og har dermed årets resultat.
Balancen viser foreningens aktiver og passiver den sidste dag i regnskabsåret.
Aktiver består typisk af:
- Indestående på bankkonti
- Kontantbeholdning
- Værdipapirer
- Tilgodehavender
- Ejendele (f.eks. fast ejendom, inventar, aktivitetsredskaber osv.)
Passiver består typisk af:
- Gæld
- Forudbetalte indtægter
- Egenkapital
Foreningens egenkapital er det, som foreningen ejer og har til gode, fratrukket det, som den skylder væk.
Hvis en forening har en negativ egenkapital, er det noget, man som bestyrelse skal tage alvorligt, for det viser, at foreningen har større forpligtelser over for omverdenen, end den aktuelt er i stand til at leve op til. Hvis ikke bestyrelsen hurtigt får rettet op på den situation, kan det i sidste ende munde ud i, at foreningen bliver erklæret konkurs.
I skal være opmærksom på, at der fra 1. januar 2022 er krav om digital bogføring for foreninger, der har en nettoomsætning fra erhvervsdrift på mere end 300.000 kr. om året. Hvad det betyder kan du læse mere om HER
Moms
Som frivillig forening er man som udgangspunkt undtaget fra kravet om at betale moms. Det gælder de aktiviteter, man gennemfører som led i den frivillige organisation, og dækker f.eks. kurser for medlemmer, kontingentindbetalinger m.v. Her skal der ikke svares moms.
Når det gælder koncerter, falder amatørkulturen ind under reglerne for kunstnerisk virksomhed. Det betyder, at bliver et orkester/kor/teatergruppe hyret af f.eks. en kommunalbestyrelse, en kirke eller andre, som betaler et honorar, så skal der ikke svares moms.
Hvis foreningen derimod selv står for arrangementet – f.eks. får lov til at spille eller optræde i en kirke, hvor man tager entré, så er det momspligtigt, såfremt indtægterne fra egen-arrangerede koncerter/forestillinger samlet set i et år er på mindst 50.000 kr. Det samme gælder, som noget nyt fra 2023, holdundervisning arrangeret for en kreds udover foreningens medlemmer. Det er dog alene disse indtægter, der skal svares moms af – ikke alt det andet.
Momspligten er løbende, så d.v.s. at hvis man i august finder ud af, at man samlet set i årets løb kommer over de 50.000 kr., så har man pligt til allerede i august at lade sig moms registrere.
Hvis man er undtaget fra kravet om at betale moms, betyder det samtidig også, at man ikke kan trække købsmoms fra når man betaler en faktura på køb af f.eks. et instrument eller kostumer.
Du kan læse mere HER
Revision
Intern revision
Mindre foreninger vælger på generalforsamlingen ofte en eller to medlemmer til at kontrollere regnskabet og sikre at der er bilag på alle indtægter og udgifter. De skal også sikre sig, at foreningens økonomiske beholdninger er tilstede.
Interne revisorer vil ofte lave en påpegning i regnskabet, hvor der skrives under på at regnskabet er gennemgået. Det er også her man gør opmærksom på, om man har oplevet problemer med regnskabet under gennemgangen.
Da interne revisorer kan betragtes som en form for ’tillidsfolk’, der på medlemmernes vegne gennemgår og kontrollerer regnskabet, bør disse ikke have tilknytning til foreningens bestyrelse.
Ekstern revision
Har foreningen større økonomisk aktivitet, kan man udover den interne revision med fordel vælge at benytte sig af en ekstern revisor. Men gør man det, er det vigtigt at sikre sig en arbejdsfordeling mellem den interne og eksterne revision. Oftest vil det være de interne revisorers opgave at sikre sig at bestyrelsen har handlet efter generalforsamlingens beslutninger.
Visse eksterne tilskud kræver at man benytter sig af professionel ekstern revision i sin dokumentation af anvendelse af de midler man har modtaget.
Kontingent og medlemsadministration
Der findes efterhånden en række onlineprogrammer og apps, man kan anvende i forhold til kontingentopkrævning og medlemsadministration.
Bl.a.:
Disse er blot eksempler, der findes mange andre onlineværktøjer, der kan lette arbejdet for bestyrelse og kasserer.
Oprettelse af bankkonto
De fleste foreninger har brug for en bankkonto til bl.a. at modtage medlemskontingenter og tilskud fra offentlige og private myndigheder og til at betale diverse udgifter forbundet med foreningens drift.
Mange foreninger oplever imidlertid i stigende grad, at dialogen med banken er blevet besværlig pga. et skærpet fokus på hvidvask og terrorfinansiering. I dag skal bankerne således kende alle deres kunder, og foreningerne bliver derfor i højere grad mødt med krav om forevisning af legitimation, oplysning om hvem der er de reelle ejere. Samtidig med at de oplever at de skal betale stigende gebyrer for bankens ydelser.
Dokumentation og gebyrer
Der er forskel fra bank til bank på hvad de forlanger som dokumentation i forhold til en bankkonto, men typisk skal de se følgende dokumenter:
- Nyeste vedtægter, hvor det fremgår, hvem der tegner foreningen.
- Referat fra seneste generalforsamling, hvor valg af kasserer/fuldmagtshaver fremgår, og som er underskrevet af dirigent.
- CVR-nummer dokumenteret med udskrift fra virk.dk
- Legitimation på udvalgte personer, typisk bestyrelsen, i foreningen med både sygesikring og pas/kørekort.
Samtidig opkræver bankerne en lang række gebyrer for deres service og der kan være endog meget store forskelle fra bank til bank på hvad de kræver i f.eks. negativ rente på indestående. Det kan derfor betale sig at undersøge bankens gebyrer i forhold til ens forenings behov. Hvor mange konti har I brug for? Hvor mange hævekort? etc.
I efteråret 2022 udkom der endvidere en vejledning fra Finanstilsynet, der gør det muligt for bankerne at lempe kontrollen med deres foreningskunder. Den kan du læse mere om HER